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1 Dokumente   2 Bestellung   3 Auftrag   4 Lieferschein   5 Rechnung   6 Gutschrift   7 Mahnung   8 Mitteilung  

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Trilo - Downtown - V4 - User Manual

(Kap. 3)   Das Auftrags-Formular

Der gesamte Auftrag wird in einem einzigen Formular abgewickelt. Das Formular kann verschiedene Dokument-Typen darstellen, z.B. Bestellung , Auftrag , Lieferschein , Rechnung , Gutschrift , Mitteilung . Für jede Station der Abwicklung des Auftrags gibt es ein Dokument.

Image 19970904°1924 Auftrags-Formular
Das Auftrag-Formular

Hinweis: Das Wort "Auftrag" wird in verschiedenen Bedeutungen verwendet. (1) Der Auftrag im engeren Sinn ist die "Auftragsbestätigung". (2) Es kann die ganze Kette der Dokumente zu dem Auftrag gemeint sein, die über mehrere Jahre gehen kann. (3) Im weiteren Sinn bedeutet Auftrag irgendein Dokument, z.B. eine Rechnung.   Explanation. The word "order" is used for several things: (1) A definite order. (2) The whole chain of documents, an order may cause. (3) Any document e.g. invoice, reminder.

 

Felder des Auftrags
Feldname
Technischer Name   [Feldtyp]
Hilfetext Technische Notiz
Adresse
AuAdrMemo   [M 4]
Die Adresse wird aus der Kundentabelle übernommen, je nach Dokumenttyp die Liefer- oder Rechnungsadresse. Sie kann dann von Hand überschrieben werden.  
Anzahl Packstücke
Anzahl_Packstuecke   [S]
Wird bei Lieferscheinen und Rechnungen automatisch berechnet. Auf dem Ausdruck und im Formular erscheint nur das Ergebnis, im Feld Porto-Aufschlüsselung aber ist die Anzahl Pakete zu sehen, und zwar erst Pakete mit dem maximalen Paketgewicht (Limit beim Kunden und bei der Versandart) und zum Schluß eines mit dem Restgewicht. Berechnung der Packstücke ist Voraussetzung für die Berechnung des Portos.
Anzahl Titel
Anzahl_Titel   [I]
Die Anzahl Titel wird bei der Dokument-Validierung automatisch berechnet. Berücksichtigt werden nur Artikel, für die in der Titel-Tabelle ein Preis eingetragen ist. Hinweis: Auch "0,00" zählt im Gegensatz zu leer als Preis! Durch diesen Umstand läßt sich also einstellen, ob kostenlose Titel in die Anzahl eingehen oder nicht. Wird aus Feld Posten.Partie unter Ausblendung von Vormerkern und nicht-lieferbaren Titeln berechnet. Könnte auch aus Feld Posten.Lagerbewegung berechnet werden. Prüfe Vor- und Nachteile.
Auftragsnummer
AuNum [I]
Wird automatisch vom Programm vergeben wenn es der Dokument-Typ vorsieht. Als Nummer wird die nächste frei Nummer verwendet.  
BAG
BAG [L]
BAG-Einzug Ja oder Nein  
BAG-Abrechnungsstatus
?
Entweder leer oder "Abr"? CHECK!
BAG-Liste Datum
BAGListe   [D]
. .
BAG-Liste Nr.
BAGNr   [A 10]
Es ist eine verlagsinterne Nummer, aus der das Jahr der Abrechnung ersichtlich ist. Z.B. "1997/06" ist die 6. Abrechnung 1997. Die Nummer wird bei Erstellung der BAG-Liste automatisch vergeben.  
Belegnummer
AuReNum   [I]
...  
Bestelldatum
AuBestellung   [D]
Wird zu Beginn der Auftragserfassung von Hand eingegeben.  
Bestellzeichen
AuBestellzeichen   [A 23]
Wird zu Beginn der Auftragserfassung von Hand eingegeben.  
Betrag Brutto
AuBetragSumme   [I]
. .
Betrag MWSt
AuBetragMws   [I]
. .
Betrag Netto
AuBetragNetto   [I]
Diese Zahl ergibt sich aus der Summe der Postenpreise. Es ist eine redundante Information, die vom Programm für Prüfzwecke verwendet werden kann. "NETTO" GENAUER DEFINIEREN!
Betrag vor Porto
AuBetragSummeVorPorto   [I]
. Wurde eingeführt nur für das Feld "Summe" im Report. Kann entfernt werden, wenn der Report "Rechnungsbetrag minus Porto" selbst ausrechnet.
Buchungsdatum
AuGebucht   [@]
(Nach dem Drucken muß bestätigt werden, daß das Dokument auch erfolgreich gedruckt wurde. Dann wird hier ein Ja eingetragen und gleichzeitig das Kundenkonto belastet.)  
Dokumenttyp
AuArt   [A 4]
Dies ist die wichtigste Angabe für ein Dokument. Es werden dadurch Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine usw. unterschieden. Der Dokumenttyp (zusammen mit dem Subtyp) regelt das Gesamtverhalten des Dokuments. Die möglichen Dokumenttypen mit ihren Verhaltensweisen Tabelle AU_ART.DB hinterlegt. CHECK "Aus der Auftragsart wird die Rechnungsart abgeleitet, die Auftragsart beschreibt den Auftrag. ... Die Rechnugsart wird zunächst aus den Kundendaten übernommen, kann dann von Hand geändert werden."
Dokumentsubtyp
Untertyp   [A 1]
Durch dieses Feld werden Rechnungen, Lieferscheine usw. noch weiter unterteilt.  
Dokumentzähler
AuNr   [I]
Eine technische Nummer, sie wird automatisch vergeben beim Anlegen eines neuen Dokuments. Sie identifiziert das Dokument eindeutig. .
Druckdatum
AuGedruckt   [@]
(Wird vom Druckprogramm ausgefüllt. Der erfolgreiche Druck muß anschließend per Hand bestätigt werden.)  
Eingangsdatum
AuEingang   [@]
Dieser Zeitstempel wird automatisch beim Neu-Anlegen jedes Dokuments vergeben und kann nicht editiert werden. Technisch ein interessantes Feld, denn es identifiziert jedes Dokument eindeutig, da (manuell zumindest) nicht mehr als 1 Dokument je Sekunde neu erfaßt werden kann.
Erste Rechnung
AuErsteRechnung   [I]
Im Formular unsichtbar. Dient nur zur Kontrolle nach dem Einlesen von Daten aus Verlag3. Gelegentlich kann dieses Feld entfernt werden. Vorschlag: Lösche dieses Feld und beim Einlesen aus VERLAG3 wird diese Information in den Auftragskommentar geschrieben.
Gewicht (Waage)
AuGewicht   [I]
Das Auftragsgewicht ist die Summe der Gewichte der Posten. Es wird bei der Auftragsvalidierung automatisch berechnet. Handeintragung nicht möglich. .
Gewicht (Porto)
AuGewichtPorto   [I]
Das Portogewicht ist zunächst identisch mit dem Auftragsgewicht. Es kann dann aber manuell geändert werden zum Zwecke die Portoberechnung zu beeinflussen. CHECK: Es kann nicht manuell geändert werden.
Kommentar
AuAuftMemo   [M 4]
Erscheint auf dem Ausdruck ist unterhalb der Positionen. Der Kommentar eines Auftrags erscheint auf allen Ausdrucken bei denen dieser Auftrag beteiligt ist! D.h. beim Vormerkerlauf werden die Kommentare aller beteiligten Aufträge des Kunden gesammelt und zusammengefaßt.
Kundennummer
AuKuNum   [A 16]
Die Erfassung eines neuen Auftrags beginnt normalerweise mit der Eingabe der Kundennummer. Das Feld "Kundennummer" ist mit der Nachschlagetabelle "Kunden" hinterlegt, in der Kunden-Nummer, Name, Anschrift und andere Kundenstammdaten abgelegt sind. Die Eingabe einer Kundennummer wird abgewartet. (Wie in allen Nachschlagefeldern kann mitLeerzeichen oder Doppelklick die Nachschlagetabelle aufgerufen werden. Die Stammdaten Kunden können während der Auftragserfassung gepflegt werden. Folgende Daten werden überschreibar aus den Kundenstammdaten als Voreinstellung in den Auftragskopf kopiert:

    - Liefersperre
    - Partiestücke
    - Rabatt
    - Rechnungsmodus
    - Valuta
    - Versandart
    - Vertreterkürzel
    - Zahlungsziel
 
Kundenzähler
AuKuNr   [I]
. .
Kurzname
Kurzname   [A 16]
. .
Lager
AuLager   [A 4]
Die Postitionen werden von dem hier angegebenen Lager abgeholt bzw. dort eingebracht. Feld nicht aktiv.
Markierung 1
Marker   [L]
Dieses Feld wird nur temporär verwendet, z.B. wenn bei der Auftragseingabe Posten als Vormerker gekennzeichnet werden, und um Vormerker als lieferbar zu kennzeichnen, bevor vom Programm ihr Status (Vormerker oder nicht) geändert wird.  
Markierung 2
AuMarker2   [L]
Für verschiedene Zwecke (Drucken?) .
Markierung 3
AuMarker3   [L]
Für verschiedene Zwecke (Drucken?) .
Mehrwertsteuersatz (%)
AuMws   [S]
Hier wird nur dann eine Zahl angezeigt, wenn alle Positionen den gleichen MWSt-Satz haben - heute typischerweise 7.00 %. Bei mehreren verschiedenen MWSt-Sätzen der Posten bleibt das Feld leer. Ein leeres Feld kennzeichnet also sog. Mischrechnungen (wichtig für BAG-Listen).  
MWSt-Aufschlüsselung
AuMemoMWS   [M 4]
. Feld ist zu finden auf der Einstellungen-Karteikarte - CHECK o.k. so?
Porto
AuPorto   [I]
Dieses Feld wird nach der Posten-Eingabe entsprechend der Versandart automatisch berechnet, kann aber auch manuell eingegeben werden. Bei manueller Eingabe wird es als manuell markiert, damit es bei weiteren Gültigkeitsprüfungen nicht wieder den automatischen Wert erhält. .  
Porto-Aufschlüsselung
Porto_Memo   [M 4]
. .
Porto Handeingabe
AuPorto_Manuell   [L]
Eine Markierung in diesem Feld besagt, daß das Porto manuell eingegeben wurde und somit nicht mehr automatisch berechnet und überschrieben wird.  
Porto-MWSt-Satz
Porto_MWSt_Satz   [S]
. .
Rabatt
AuRabatt   [S]
Dieses Feld wird automatisch aus den Kundendaten übernommen. Es geht nicht in die Berechnung ein. Es dient lediglich als Vorgabe für das automatische Einsetzen des Rabatts bei der Posteneingabe.

Tip: Vor allem bei Remissionsgutschriften stimmt der aus den Kundendaten übernommene Rabett nicht mit dem gewünschten überein. Dann hier den Rabatt ändern bevor die Posten eingegeben werden.

 
Randnotiz
AuRechMemo   [M 4]
Für interne Notizen. Es ist das einzige Feld, das editiert werden kann, auch nachdem das Dokument gedruckt ist. - CHECK! Das Feld hieß ursprünglich "Rechnungskommentar", wurde dann aber als Notiz verwendet. Ein separater "Rechnungskommentar" ist überflüssig, da die zu kommentierende Rechnung sofort als Termin-Dokument angelegt und der Kommentar dorthineingeschrieben werden kann.
Rechnungsart
AuReArt   [A 4]
Die Rechnungsart wird aus der Auftragsart abgeleitet. Der Normalfall ist "LR" oder "RCH".

Die möglichen Rechnugsarten:
  • ABR - Abrechnung
  • LFS - Nur Lieferschein (z.B. Kommissionslager oder Autoren)
  • LR - Lieferschein und Rechnung separat (z.B. Montanus)
  • KL - Kommissionslieferung
  • RCH - Rechnung
  • GUT - Gutschrift
CHECK!
Rechnungsstatus
Re_Status   [A 4]
(Feld wird evtl. nicht mehr gebraucht??? - CHECK! Die Rechnungsstati (aus VERLAG3):
  • Neu (z.B. wenn Kunde Liefersperre hat)
  • RchG (Rechnung gedruckt)
  • (LfG5)
  • (LfG6)
  • LfsG
  • MHN1
  • MHN2
  • MHN3
  • INKA (Befindet sich im Inkasso)
  • Bez (Wenn alles bezahlt ist - Belegrecord erscheint nicht mehr automatisch.)
  • VR Vorausrechnung
"VR" muß nicht unbedingt eingebaut werden - aber eine Lösungsmöglichkeit von Hand wäre gut!
Rechnungszähler VL3
?
Dieses Feld existiert nur aus Gründen der Abwärtskompatibilität der Daten zu VERLAG3. Dort gibt es mehrerer Rechnungen mit der gleichen Re.Nr (und verschiedenen Aufträgen). Nur in solchen Fällen wird der Rechnungszähler fortlaufend hochgezählt. Wenn die Daten aus VERLAG3 nicht mehr gebraucht werden kann dieses Feld entfernt werden.
Restbetrag
AuBetragRest   [I]
Wenn der Restbetrag auf 0.00 DM steht, dann ist der Auftrag erledigt und kann archiviert werden. Archivierung - CHECK!
Skonto
AuSkonto   [S]
   
Skonto 1
AuSkonto1   [S]
   
Skontozeitraum 1
AuSkonto1ZR   [S]
  Wird aktuell nicht verwendet. Platzhalter für eventuelle spätere Differenzierung der Skonto-Berechnungen.
Skonto 2
AuSkonto2   [S]
   
Skontozeitraum 2
AuSkonto2ZR   [S]
  Wird aktuell nicht verwendet. Platzhalter für eventuelle spätere Differenzierung der Skonto-Berechnungen. /span>
Termin
AuTermin   [D]
Voreinstellung in der Maske: aktuelles Datum, überschreibbar für Terminaufträge.  
Umsatzsteuer-ID
AuUstId   [A 12]
. .
Versandart
AuVersandart   [A 4]
Wird bei der Auftragseingabe automatisch aus der Kundeninformation übernommen und kann dann bei Bedarf überschrieben werden.  
Versandart manuell
AuVersandartHand   [A 1]
Ein Ja in diesem Feld kennzeichnet, daß die vom Kunden übernommene Versandart von manuell geändert wurde.  
Versandavis Datum
Versandavis_Datum   [@]
Datumzeit des Versandavis. Wird automatisch ausgefüllt beim Drucken der Versandavis.  
Versandavis Nummer
Versandavis_Nr   [I]
Die Versandavisen für die verschiedenen Versandarten haben einen gemeinsamen Nummernkreis. Es gibt keine Versandart ohne Versandavise, d.h. alle Rechnungen bzw. Lieferscheine erscheinen im fortlaufenden Avis-Archiv.  
Vertreterkürzel
AuVertreter   [A 4]
Wenn ein falsches Vertreterkürzel eingegeben wird erscheint ein Popup-Menü mit den existierenden Vertreterkürzeln und dem Menüpunkt "Neuen Vertreter anlegen?".  
Valuta
AuValuta   [S]
Beginn der Rechnungslaufzeit (CHECK in welcher Form diese Information genau auf die Rechnung kommt)  
Zahlungsziel
AuZahlungsziel   [S]
   
?
Re_Rabatt   [I]
. Aus Verlag3 übernommen. Hat in V4 evtl. gar keine Funktion - CHECK!?
?
Re_BAG_Status   [A 3]
. Aus Verlag3 übernommen. Hat in V4 evtl. gar keine Funktion - CHECK!?
?
Re_Faellig   [D]
. Aus Verlag3 übernommen. Hat in V4 evtl. gar keine Funktion - CHECK!?
?
Re_AuNum   [I]
. Aus Verlag3 übernommen. Hat in V4 evtl. gar keine Funktion - CHECK!?

 

Indizes zu Auftrag.db
Indexname
Felder
Zweck Technische Notiz
Primärindex
AuNr
Stellt sicher, daß der Dokument-Zähler eindeutig ist. .
AuArt-AuReNum
AuArt
AuReNum
Um im Auftragsformular nur einen bestimmten Dokument-Typ anzuzeigen. In Dropdown-Liste im Auftrags-Formular
AuArt-AuReNum
AuArt
AuReNum
. .
Auftragsnummer
AuNum
AuGedruckt
AuEingang
. .
Belegnummer
AuReNum
AuNr
. .
Marker_3
Marker3
x
Verschiedene temporäre Zwecke Kann manuell temporär geändert werden, wird nicht vom Programm gebraucht. Gut zur Zusammenarbeit mit Abfragen.
SekInd_AuKuNr
AuKuNr
AuNr
. .
Versandart-BelegNr
AuVersandart
AuReNum
. .
Vormerkerlauf
AuArt
AuVersandart
Anzahl_Titel
. .

Ein Dokument enthält mehrere Zeilen. Ein Auftrag enthält viele Positionen.

Hinweis: "Position" und "Posten" sind synonym. Es sind die Zeilen in einem Auftrags-Dokument.

 

Felder der Positionen
Feldname
Technischer Name   [Feldtyp]
Hilfetext Technische Notiz
Auftragszähler
PoAuNr   [I]
(Ein rein technisches Feld. Es verknüpft die Positionen mit dem Dokument.)  
Belegnummer
PoReNr   [I]
   
Bestelldatum
PoBestelldatum   [D]
.  
Bestellzeichen
PoBestellzeichen   [A 24]
.  
Betrag Brutto
PoSumme   [I]
.  
Betrag Netto
PoNetto   [I]
...  
Betrag VK
PoVK   [I]
Wird automatisch aus der Titel-Tabelle übernommen. Überschreibbar bei Remittentenauftrag (oder z.B. auch für exotische Währungen?)..  
Gewicht
PoGewicht   [I]
. .
Kurz-ISBN
PoISBN   [A 5]
Bei der Posten-Eingabe kann wahlweise der Kurztitel oder die Kurz-ISBN zur Titelbestimmung eingebeben werden. CHECK - Wie geht das mit den verschiedenen Verlags-ISBN zusammen?
Kundenzähler
PoKuNr   [I]
(Technisches Feld) Das Feld ist redundant, da die Kundennummer ja aus dem Dokument ersichtlich ist. Es ist eingeführt, um einen Index nach Kunden zu ermöglichen zwecks schnellerer Such- und Sortiermöglichkeiten.
Kurztitel
PoKurztitel   [A]
(Nachschlagefeld) Bei der Posten-Eingabe kann der Titel entweder über die Titel-Nummer oder über den Kurztitel [oder über die ISBN?] ausgewählt werden.  
Lager
PoLager   [A 2]
Von diesem Lager wird die Position geholt bzw. dorhin wird sie eingebracht. Das Lager wird automatisch vergeben je nach Angabe im Feld "Lager" des Auftrags.  
Lagerbewegung
PoLagerbeweg   [I]
So viele Titel werden vom Lager geholt bzw. dorthin gebracht.  
Markierung
PoMarker   [L]
Für verschiedene gelegentliche Zwecke.  
Mehrwertsteuersatz (%)
PoMws   [S]
Nach diesem Feld wird die MWSt-Aufschlüsselung erstellt und der MWSt-Betrag berechnet.  
Meldenummer
PoMeNr   [S]
Wird aus der Titel-Tabelle übernommen.  
Menge Berechnet
PoBerechnet   [S]
...  
Menge Partie
PoPartie   [S]
Berechnete Menge plus Partieexemplare. Die Differenz zwischen gelieferten und berechneten Exemplaren bilden die sog. Partiestücke. Der normale Posten wird in branchenüblicher Schreibweise 6/5 oder 11/10, entspricht geliefert/berechnet, dargestellt.  
Paketnummer
PoPaNr   [S]
Wird aus der Titel-Tabelle übernommen. ZIEL: es muß ersichtlich sein, ob der Posten aus einem Paket stammt, bzw. aus welchem Paket er stammt.
Postenkommentar
PoFMemo   [F 3]
Für einen (kursiven) Zusatztext hinter dem (fettgedruckten) Titel.  
Postentyp
PoTyp   [A 4]
Es werden normale Posten und Sonderposten unterschieden. Sonderposten sind ohne Berechnung bzw. mit freier Eingabe der Berechnung. Mit jedem Sonderposten ist ein Kommentar verknüpft, der hinter dem Titel (kursiv) angegeben wird. Z.B. Rechnung bei Remittenten mit überschreibbarem Preis. Mögliche Postentypen:
  • (ohne) - Normaler Posten
  • AU - Autorenexemplar (honorarfrei)
  • LE - Sonderposten Leseexemplar
  • PE - Presseexemplar
  • RA - Sonderposten Remissionsersatz Alte Auflage
  • RD - Sonderposten Remissionsersatz Druckschaden
  • RT - Sonderp. Remissionsersatz Transportschaden
  • SO - Sonstige Sonderposten
Postentypen Remissionsersatz sind nicht interessant für Remissionsgutschrift, sondern für Rechnung. Der Kunden bekommt ein Kostenloses Exemplar im Austausch. Das Exemplar ist aber weder Leseexemplar noch Partieexemplar!
Postensubtyp
Untertyp   [A 1]
. Nicht aktiv
Postenstatus
PoStatus   [A 3]
Der Postenstatus kennzeichnet den Bearbeitungsstand des Posten. Wenn bei der Posteneingabe festgestellt wird, daß eine bestimmte Lagermenge unterschritten ist, dann wird der Posten halbautomatisch als Vormerker übernommen. Die möglichen Postenstati sind (wie in VERLAG3):
  • RCH - Standard (Au./Li./Re. auf 1 Blatt gedruckt)
  • LFS - ...
  • LR - Lieferschein u. Rechnung an Zentrale
  • vor - Vormerker
  • vfs - Vormerker für LFS
  • vlr - Vormerker für LR
  • /// - Doppelvormerkerstornierung
  • --- - Auftrag storniert
  • LEr - Lieferschein erledigt
  • Erl - Erledigt
 
Rabatt
PoRabatt   [S]
Wird automatisch vom Auftragsrabatt übernommen und kann dann bei Bedarf überschrieben werden.  
Titelnummer
PoTiNr   [S]
Wird aus der Titel-Tabelle übernommen. Problematik: es muß ersichtlich sein, ob der Posten aus einem Paket stammt, bzw. aus welchem Paket er stammt.
Vertreter
Vertreter   [A 4]
Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt entsprechen der Angabe im Feld "Vertreter" des Auftrags. Es kann dann manuell geändert werden. CHECK - schon aktiv?
Vormerker-Auftragsnummer
PoAuNrVormerk   [I]
Wenn das Feld leer ist, dann stammt die Position aus dem aktuellen Auftrag. Andernfalls gibt es an, aus welchem Auftrag die Bestellung stammt.  
Vormerkung manuell
Hand_Vormerker   [L]
Wenn dieses Feld markiert ist, dann wird die Entscheidung Vormerker ja/nein nicht automatisch anhand des Lagerbestands vorgenommen sondern ist fix. Nicht aktiv - oder? CHECK!
Zeilennummer
PoZeile   [S]
(Technisches Feld, nicht editierbar, erscheint nicht auf dem Ausdruck) Mit Hilfe dieses Feldes werden die Positionen sortiert.

 

Indizes zu Posten.db
Indexname
Felder
Zweck Technische Notiz
Primärindex
PoAuNr
PoZeile
Stellt sicher, daß der Posten eindeutig ist. .
SekInd_KuNr
PoKuNr
PoAuNr
PoZeile
Untertyp
PoStatus
. Wird gebraucht, um in Auftrag.fsl die Tabellen "Alle Aufträge des Kunden" und "Vormerker" zu verbinden ... und für Vormerker-Abfragen ...
.
.
.
. .
.
.
.
. .

 

Bei Liefersperre ist eine Weiterbearbeitung der Auftragserfassung nicht möglich, es erfolgt eine Meldung. Die Liefersperre wurde halbautomatisch beim Mahnlauf gesetzt.

Bei Unterschreiten des Mindestbestandes lt. Titeltabelle erfolgt eine Warnung bzw. ein Dialog, ob vorgemerkt werden soll oder nicht. Wenn die Bestellung mehr Titel beträgt als auf Lager sind werden automatisch Vormerker erzeugt. Von Hand kann jederzeit Vormerkung oder Lieferung bedingungslos gewählt werden.

Die Sortierung der Positionen: Zuerst Gruppierung nach Aufträgen (nur bei Vormerkerauslieferung relevant). Innerhalb einer Gruppe kommen zuerst die gelieferten Positionen, dann die vorgemerkten, dann die nichtlieferbaren. Bei gleichen Titeln innerhalb einer dieser Kategorien kommt zuerst der normale Posten, dann evtl. Sonderposten.

Die Versandspesenberechnung wird nur bei vordefinierten Versandarten aufgerufen. Bei den Bücherwagendiensten wird dieser Programmpunkt automatisch übergangen. Bei Postversand oder anderen Paketdiensten/Bahn/Spedition können Versandspesen berechnet werden, nach Abschluß der Posteneingabe und vor dem Rechnungsdruck. Die Portokosten werden nach Ermittlung des Gesamtgewichts aus einer 2-dimensionalen Tabelle (Maximalgewicht pro Paket / Gesamtgewicht) ausgelesen. Es existiert je eine Tabelle für Inland und Ausland. Die Tabellenspalte wird nach Maximalgewicht je Paket (aus den Kundenstammdaten), die Tabellenzeile nach dem Gesamtgewicht (Auftragsdaten mit Referenz in die Titeltabelle) ermittelt. Jedes Tabellenfeld enthält das Gesamtporto und die Anzahl der Packstücke. Die Versandspesen können überschrieben werden. Sonderkonditionen für unberechnete Lieferungen, Privatbesteller und Wiederverkäufer sind noch festzulegen und sind zur späteren Implementation vorgesehen. Pro Kunde sind gesamtgewichtsabhängig 3 verschiedene Versandarten vorgesehen. Diese 3 Verandarten und die 2 Gewichtsgrenzen sind in den Kundenstammdaten festgehalten. Der Programmfluß sieht nach dem Ende der Auftragserfassung das Drucken der Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen zu lieferbaren und auslieferungsfähigen Posten vor.

Sind Vormerker des Kunden des gerade bearbeiteten Tagesauftrags lieferfähig geworden, werden sie zu Auslieferung mit dem vorliegenden Tagesauftrag vorgeschlagen. Vormerker aus früheren Aufträgen können an diesem Bearbeitungspunkt noch storniert werden. Dabei wird ein Kürzel vergeben, aus welchem Grund die Stornierung erfolgte, z.B. DV für Doppelvormerker. Die angezeigten Vormerker können halbautomatisch in die Posten übernommen werden.

Posten sind Anzahlen gelieferter und berechneter Stückzahlen von Buchtiteln (Partie). Sonderlieferung werden durch den Postentyp gekennzeichnet (Lese-Exemplar, Remissionsersatz, andere Gründe). Posten des aktuellen Auftrags zu löschen ist nur während der Bearbeitung dieses Auftrags möglich. Aus der Titeltabelle werden Preis und Lieferfähigkeit korrigierbar einkopiert. Posten werden in der Reihenfolge, wie sie auf dem Auftragsformular angeordnet sind, am Bildschirm dargestellt (Titel-Sortiernummer). In einem separatem Feld wird der aktuelle Lagerbestand des entsprechenden Titels angezeigt.

Posten erhalten erst ab Lieferung Auflagen-Nr. und Preis . Beides wird aus den Titelstammdaten kopiert und festgeschrieben. Dadurch aktualisiert sich in den Vormerkern und den lieferbaren, aber noch nicht gelieferten Posten automatisch Auflage und Preis.

Pakete sind vorgesehen. Z.B. für Buchhändleraktionen werden Buchpakete zusammengestellt. Sie beinhalten z.B. 32 Griechenlandtitel und 5 Jugoslawien. Sie werden als z.B. als Paket 1 in der Titeltabelle eingetragen. Eine Prozedur-Bibliothek im Hintergrund definiert den Inhalt der Pakete und enthält die Routinen für den Umgang mit Paketen. Der Auftragsbearbeiter geht mit einem Paket wie mit einem Einzeltitel um. Ein Paket ist lieferfähig, wenn alle enthaltenen Einzelstücke lieferfähig sind.

Die Auftragsdaten bleiben nur solange im Programm bis der Vorgang erledigt ist. Dann werden sie reduziert und fließen in das Archiv . Aus dem Archiv sind sie mit Hilfe der Statistik-Menüpunkte teilweise zu rekonstruieren. Eine Rechnung kann vollständig rekonstruiert werden.


(Vorschlag x.x)   Alle Rechnungen sind aus den Rechnungjournaldaten vollständig reproduzierbar. Ein Knopf "Rechnung/Lieferschein reproduzieren" expandiert eine Zeile des Journals zur vollständigen Kopie des Orginals.


(Kap. x.x) Anschriftenlabels

Anschriftenlabels zu Lieferungen enthalten Kunden-Steuer-Id-Nr, die Versandart, die Lieferadresse, die Rechnungsnummer, das Gesamtgewicht, die Anzahl der Packstücke, etc., Layout nach Vorschlag des Börsenvereins.

 


(Kap. x.x) Versandavis

Nach Ausdruck der Rechnungen bzw. Lieferscheine werden Versandformulare für die Bücherlieferdienste ausgedruckt. Es sind Stücklisten für die verschiedenen Bücherwagendienste. Sie werden pro Buchungsjahr fortlaufend nummeriert.

Versandavise werden nach Versandart (siehe Versandartentabelle) und Gewicht (absteigend) sortiert ausgedruckt (jede Versandart auf separatem Blatt - Libri, KNO, Post, Hera, Spedition). Folgende Angaben werden ausgedruckt: Rechnungsnummer, Kunde/Ort, Anzahl der Packstücke, Soll-Gewicht der Sendung, vom Packer handschriftlich nachzutragen Ist-Gewicht.

 


Siehe auch:   Auslandsauftrag   Lagerbewegung   Kommissionsauftrag   Normaler Auftrag   -   Auftrag drucken   Auftragsübersicht   -   Tabellenstrukturen:   Auftrag.db   Posten.db   Au_Art.db   Verlag3/AUFT2.DB   Verlag3/Posten.db  


Datenmodell

Datenmodell des Auftrags-Formulars
Das Datenmodell des Auftrags-Formulars.

Imprint : www.trilo.de