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Trilo - Downtown - V4 - User Manual

(Kap. 4)   Buchhaltung

(Kap. 4.1)   Zahlungen  
(Kap. 4.2)   Storno  
(Kap. 4.3)   Mahnungen  
(Kap. 4.4)   BAG-Handhabung  
(Kap. 4.5)   Auswertung  


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Alle Buchungsvorgänge können im Buchen-Formular vorgenommen werden, das eine doppelte Buchführung mit Konto und Gegenkonto ermöglicht. Als Konten dienen die Kunden, als Gegenkonten die Banken bzw. verschiedenen BAG-Vorgänge.

Im Buchen-Formular sind zweierlei Buchungen zu sehen:

Image 19970901°1839
Das Buchen-Formular

 

Felder des Buchen-Formulars
Die Feldnamen und -eigenschaften sind auf Quicken-Kompatibilität ausgelegt.
Name
Feldtyp
Weitere Eigenschaften
Beschreibung Technische Notiz
6
Beschreibung
Alphanumerisch 40
Freier Text. Feldlänge 40 zwecks Quicken-Kompatibilität.  
1
Datum
Datumzeit
Primärindex Feld 1/3
Dieses Feld identifiziert die Buchung, da es (entgegen dem Namen) den eindeutigen Zeitpunkt enthält. Das Feld kann als Primärindex verstanden werden - auch wenn der Primärindex intern etwas komplizierter gebaut ist, nämlich aus 3 Feldern. (Wegen Quicken-Kompatibilität vergleiche Feld Vorgang.)  
11
Dokumentzähler
Ganzzahl
(1) Beim Drucken von Rechnungen und Gutschriften werden diese automatisch gebucht und tragen hier ihre Nummer ein.
(2) Beim Ausbuchen von Zahlungen wird hier festgehalten, welche Rechnung/Gutschrift damit bezahlt wird.s
.
8
Haben
Ganzzahl
Währung
Buchungsbetrag Positiv. Entweder Feld Soll oder Feld Haben - nur eines der beiden kann ausgefüllt sein.  
5
Kategorie
Alphanumerisch 15
Fungiert als Gegenkonto. Typischerweise ein Kundenkonto, d.h. einen Kundennummer. Die programminterne Identifikation des Kundenkontos erfolgt aber über das Feld Kundenzähler .   Vergleiche Feld Konto - Feldlänge 40 zwecks Quicken-Kompatibilität. - Name "Kategorie" zwecks Quicken-Kompatibilität.  
4
Konto
Alphanumerisch 16
Hier wird typischerweise eine Bank oder eine BAG-Station angegeben. Vergleiche Feld Kategorie - Feldlänge 16 zwecks Quicken-Kompatibilität.  
10
Kundenzaehler
Ganzzahl
  Vergleiche Feld Kategorie  
9
Saldo
Ganzzahl
Währung
Wird nur temporär und automatisch verwendet.  
7
Soll
Ganzzahl
Währung
Buchungsbetrag negativ. Entweder Feld Soll oder Feld Haben - nur eines der beiden kann ausgefüllt sein.  
3
Teil
Kleine Ganzzahl
Primärindex Feld 3/3
Eine Buchung kann aus mehreren Teilen, d.h. mehreren Datensätzen bestehen. Die Teile werden ausschließlich vollautomatisch verwaltet, ein falscher Wert in diesem Feld ist fatal!  
2
Vorgang
Alphanumerisch 6
Primärindex Feld 2/3
Nicht in Verlag4 verwendet. Sorgt lediglich bei evtl. Datenaustausch für eine bessere Quicken -Kompatibilität der Datenstruktur.
In Quicken handelt es sich beim Datum um ein reines Datumfeld, hier um ein Datumzeit-Feld. Da Datumzeit die Buchung identifiziert, darf sie beim Export nicht verloren gehen. Sie wird im Feld Vorgang untergebracht, das eigens für diesen Zweck in der Paradox-Tabellenstruktur existiert. Vergleiche Feld Datum .

IN DISKUSSION: Wenn durch 1 Zahlung (also 1 Buchung) mehrere Rechnungen ausgeglichen werden. Lösungsmodell: Die Buchung wird automatisch gesplittet. Die erzeugten Buchungen erhalten eine gemeinsame Buchungsnummer und verschiedene Buchungs-Unternummern (ähnlich Feld RECHNUNG::Rechnungzähler Vl3).

------------------------------------------
Datenbankstruktur VERLAG3\BELEGE.DB
------------------------------------------
"Kunden Nr" A8
"Rech No." N
"Beleg Nr" S
"Datum" D
"Betrag" Währung
"Bank" A4
"Kommentar" A49
------------------------------------------

Empfehlung: Für Teilbeträge gibt es neben der MWSt einige immer wiederkehrende Beschreibungen. Wenn diese immer wieder die gleichen Bezeichnungen haben, können sie leichter ausgewertet werden. Z.B.:
- Restbetrag
- Skonto
- Schenkung
- Uneinbringlich


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(Kap.4.1)   Zahlungen

Pro Rechnungsanschrift wird ein Kundenkonto geführt. Darin werden Zahlungseingänge, Belastungen und Gutschriften festgehalten.

Es ist möglich, einen Betrag zu buchen, ohne eine entsprechende Gegenbuchung (Rechnung). Durch Eingabe der Kunden- oder Rechnungsnummer oder Rechnungs-Sammelnummer wird das Konto (BELEG.DB) des entsprechenden Kunden aufgerufen. Mit sämtlichen offenen Posten - Rechnungen und Gutschriften, sowie den ausgeglichenen Rechnungen der letzten 12 Monaten.

Gründe für eine Buchung:

- Doppelzahlung
- Falschzahlung des Kunden
- Rücküberweisung
- Skonto (Kunde hat Sconto einbehalten)
- Portoerträge (minimale Überzahlungen).

Bei Restbeträgen muß der offene Betrag nur bei einer Rechnung der Gruppe vermerkt werden.

Der Ausgleich erfolgt durch Einzelbuchung, die sich auf eine einzelne Rechnung bezieht oder durch Sammelbuchung, die sich auf eine Rechnungszusammenfassung bezieht. Bei Zahlung wird der Zahlungsweg (PostBank, Volksbank, BAG Einzug etc.) angegeben. Bei Zahlungseingang wird die älteste offene betragsgleiche Rechnung zum Ausgleich vorgeschlagen. Es wird vom Bearbeiter eine Gruppe der Rechnungen markiert, die mit dieser Zahlung ausgeglichen werden. Das Programm ergänzt die einzelnen Rechnungen mit dem Zahlungsdatum /Bank /Kommentarfed, und einer fortlaufenden "Rechnungs-Sammelnummer". Durch diese Nummer sind alle zusammengehörenden Rechnungen zu identifizieren.

Die Zahlungseingangsliste ist eine Auflistung der Zahlungseingänge nach den unterschiedlichen Zahlungsarten, z.B. Sparkasse, Postbank, BAG etc.

Ein BTX-Fenster mit Kontoblättern der PostBank, bzw. anderer Banken kann bei der Zahlungseingabe aufgerufen werden.


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(Kap.4.2)   Storno

Es ist möglich eine Rechnung bzw. einen ganzer Auftrag mit noch nicht ausgelieferten Posten zu stornieren. Dazu muß ein Kommentar dazu vergeben werden (z.B. will der Vertreter nach 2 Jahren wissen warum der Kunden storniert hat, Beleg/Telefonanruf vom ....).

Diesen Punkt alleine kann man vergessen. Die aufgeführten Kriterien müssen alle von oben genannten Punkten abgehandelt werden. Stornierung ist nicht möglich, es muß immer eine Gutschrift erstellt werden, die gegen die fällige, oder noch nicht fällige Rechnung und Lieferung (Auftrag) gegengerechnet wird.


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(Kap.4.3)   Mahnungen

Zu Mahnlauf kann der Mahnschwellbetrag des Kundenkontendefizits angegeben werden, sowie die Zeitspanne der Überfälligkeit. Gemahnt wird prinzipiell nach Kundenkontenauszug, der auch die nichtfälligen Rechnungen mit Fälligkeitsdatum enthält.

Bei Kundenstammeintrag Schnellmahn ja wird jeder Betrag sofort bei Überfälligkeit gemahnt. Der Mahnstatus wird in der Rechnungstabelle festgehalten, damit bei einem Jahresvergleich die Zahlungsmoral der Kunden transparent wird.

Die 1. Mahnung wird mit einem Standard-Mahntext kommentiert.

Bei 2. Mahnung Mahntext "Bitte beachten. Liefersperre bei Nichtbeachtung.".

Bei 3. Mahnung Mahntext "bitte Beachten, geht an Verlegerinkasso".

Bei der 3. Mahnung wird in der Kundentabelle eine Liefersperre angelegt. Die Liefersperre verhindert eine Auftragsannahme.

Bei nicht beachteter Mahnstufe 3 wird ein Endlosformular der Verlegerinkasso bedruckt.

Mahnungen können als Fax an den Kunden verschickt werden.

Uneinbringliche Forderungen werden manuell ausgebucht und mit dem Merker "uneinbringlich" versehen. Uneinbringliche Forderungen sind Vertreter- und Autorenabrechnungsrelevant.


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(Kap.4.4)   BAG-Handhabung

Wöchentlich geht zur Abrechnungsgesellschaft eine Liste der einzuziehenden Rechnungsbeträge und eine Liste der auszuzahlenden (Gutschriftsbeträge) sortiert nach Kundennummer zu.

Es wird (im Gegensatz zur jetzigen Versendung der Liste) ein Datenaustausch per Diskette bzw. Datenfernübertragung vorgenommen.

Alle Details sind im Merkheft "Informationsverbund Buchhandel" bzw. "BAG Datenaustausch auf Datenträgern" zu entnehmen.


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(Kap.4.5)   Auswertung

(4.5.1)   Verlagsabrechnung

(4.5.2)   Mehrwertsteuer

(4.5.3)   Offene Posten

(4.5.4)   Zahlungseingangsliste

(4.5.5)   Autorenabrechnung

(4.5.6)   Vertreterabrechnung

Die Auswertungen für Verlage, Autoren und Vertreter sind relevant für die Jahresbilanz. Die Auswertungen müssen also die noch zu zahlenden Autorenhonorare und Vertreterhonorare zum Stichtage auflisten.


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(Kap.4.6)   Verlagsabrechnung

Die Verlagsabrechnung ist mehrmandantenfähig. Es sollen die Verlagsauslieferung für verschiedene Verlage abgerechnet werden. Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen können Posten verschiedener Verlage enthalten. Begünstigte Adresse bei Zahlungseingängen ist die Verlagsauslieferung. Eine spätere Abrechnung von Berechneten/Partie-/Lese-/Remissionsersatz (alte Auflage usw.) ist verlagsspezifisch möglich. Verlagskennung in den Titelstammdaten.


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(Kap.4.5.2)   Mehrwertsteuer

Monatliche Abrechnung der Mehrwertsteuer für folgende Punkte.

(1) Außenstände zum 1. des Monats. Liste mit Rechnummer und Betrag, Blattsumme, Endsumme.

(2) Außenstände zum letzten des Monats. Liste mit Rechnummer und Betrag, Blattsumme, Endsumme.

(3) BAG (bei Zahlungeingang bereits definiert)

(4) Zahlungseingänge. Für jede Bankverbindung eine separate Liste

(5) Gutschriftsliste. Vorlage wie Rechnungsliste.

(6) Differenzliste. Prüft Rechnungsbeträge zu den eingegebenen Zahlungen. Bei Überzahlungen oder Unterzahlungen wurde so für die monatliche Abstimmung eine erleichterte Fehlersuche gewährleistet. Bei der geplanten Lösung auf Basis eines Kundenkontos, sollte dieser Menüpunkt wegfallen können.

Alle Listen zeigen vor dem Ausdruck am Bildschirm die Gesamtsumme an, damit bei Abstimmungsproblemen nicht immer auf den zeitraubenden kompletten Listenausdruck gewartet werden muß.

Alle aufgeführten Listen sind einzeln, oder auch unter dem Menüpunkt ALLES, komplett für einen Monat auszudrucken. Bei Aufruf der steuerlichen Auswertung wird als erstes der Zeitraum der gewünschten Abstimmung bzw. Listen eingegeben.

Die Abfragen/Listen, können einzeln aufgerufen werden (Ausdruck am Ende ja/nein - in jedem Fall sollte die Listensumme am Bildschirm einsichtig sein). Aber auch ein kompletter Durchlauf ("Alles") nur mit Ausdruck des Abstimmungsformulares ist möglich. Nur wenn dieses keine Differenzen ausweist, werden die entsprechenden Listen (Menüpunkt Alle Listen ausdrucken) ausgedruckt.

Siehe beiliegende Menüpunkte des bisherigen Programms: Rechnungsausgangsliste enthält alle im Monat gedruckten Rechnungen aufsteigend nach Rechnungsnummer, Nettosummen (ohne MWSt), Blattsummen (Summe der Beträge der aktuellen Seite). Unterschiedliche Spalten für steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze - bei letzeren z.B. getrennt nach 7% und 15%.


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(Kap.4.5.3)   Offene Posten

Liste der offenen Posten.


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(Kap.4.5.4)   Zahlungseingangsliste

Liste der Zahlungseingänge.


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(Kap.4.5.5)   Autorenabrechnung

Autorenabrechnung (halbjählich/jährlich). Alle verkauften (d.h. die in Rechnung gestellten - nicht die bezahlten, denn wenn eine Buchhandlung pleite geht braucht nix bezahlt werden) und die Partieexemplare sind autorenhonorarpflichtig. Besprechungsexemplare und Remissionsersatzexemplare sind honorarfrei.

Durch Buchhandelskonkurs und ähnlichen "nicht bezahlten" Büchern ist kein Honorar fällig. Diese Ausfälle werden erst in dem entsprechenden Autorenabrechnungszeitraum berücksichtigt in der die Ausbuchung der Rechnung fällt. Das Programm holt sich aus der Historie die dazu nötigen Buchtitel, und druckt die Ausfällle zu Autorenabrechnung auf einem separatem Blatt mit Angabe der Buchhandlungsadresse aus.

Der Minus Betrag erscheint auf der Autorenabrechnung.

Es werden in einem Autoren-Formular die Vertragsbedingungen und die prozentualen Anteile an Ladenverkaufspreis oder Verlagsabgabepreis (Eintrag im Titelstamm) an den verschiedenen Verlagserzeugnissen abgespeichert (einige Titel sind Gemeinschaftswerke verschiedener Autoren): Vorschuß (Betrag und Datum), Abrechnungsmodus (zum 31.12 des Jahres, oder 2x jährlich 31.12 und 30.6.), mit MwSt oder ohne (Autoren, die im Ausland leben). Künstlersozialpflichtabgabe ja/nein. Belegexemplare wieviele bei jeder Neuausgabe (bei Lagerzugang überprüfen). Manuell ergänzbar sind z. B. Aufteilung der Lizeneinnahmen z.B. 50 zu 50 % oder 40 zu 60 %. Der Zahlungseingang wird auf dem Autorenkonto verbucht.

Es wird ein Autorenkonto gepflegt, aus dem jederzeit ersichtlich wird, wieviel dem Autor im Moment zusteht (Liquiditätsprüfung für den Verlag). Kontoblätter für einzelne Autoren können ausgedruckt werden. Auf den Kontoblättern werden ausbezahlte Abrechnungsbeträge sowie á conto Zahlungen und Vorschüsse vermerkt.


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(Kap.4.5.6)   Vertreterabrechnung

Provisioniert werden alle ausgelieferten Bücher, d.h. alle aus den gedruckten Aufträgen ohne die Vormerker. (??? AUCH LESE- UND PARTIEEXEMPLARE???)

Ein Vertreterkonto ermöglicht den Ausdruck der Nettoumsätze (Rechnungsbeträge ohne MwSt.) pro Vertretergebiet: pro Kunde alle Rechnungen mit Nettobeträgen über einen beliebig definierbaren Zeitraum, aufgelistet nach und Akkumulierung der entsprechenden Umsätze. Auf demselben Blatt werden, ebenso pro Monat und akkumuliert, die Gutschriftsbeträge ausgedruckt, welche von dem zu provisionierenden Betrag abgezogen werden. Kopie der Auflistung liegt bei.

Der zu zahlende Provisionsbetrag errechnet sich aus dem Umsatz - Gutschriften multipliziert mit dem im Vertreterstammdaten festgelegten Honorar (in % oder mit Grundfixum).

Für jeden Vertreter wird ein Kontoblatt gepflegt, in dem Zahlungen per Daueraufträge, Abrechnungsbeträge, und á conto Zahlungen festgehalten werden.

Bei den Halbjahresabrechnungen wird auch eine Umsatzbeteiligung der Barsortimente ausgeschüttet. Der Umsatz der Barsortimente (Vertreterkürzel BS) wird bei den meisten Vertretern zur Zeit mit 4% verprovisioniert. Die Aufschlüsselung auf die einzelnen Vertreter erfolgt entsprechend ihrem Umsatzanteil des Verlages.

Folgende Listen werden angeboten:

- Kundenumsätze je Vertreter im Vergleich zum Vorjahr.
- Alle Vertreterumsätze im Vergleich zueinander und zum Vorjahr

Imprint : www.trilo.de