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Trilo - Downtown - V4   -   Cookbook

Einführung in die Benutzung
der V4Net-Weboberfläche

Version 20081026°1421

Einloggen und Start

Nach dem Sie Ihre Zugangsdaten im Anmeldeformular eingegeben haben werden Ihre Daten vorbereitet. Der Vorgang dauert je nach Ihrem Auftragsvolumen ca. 10 Sekunden.

Login Dialog

Wait for the login

Anschließend werden Sie auf die Willkommensseite weitergeleitet, die Ihnen die wichtigsten Navigationen zur Verfügung stellt.

Navigation through one page

1.Navigationsbereich:

Auf der linken Seite ist der grau hinterlegte Navigationsbereich. Er ermöglicht die Navigation innerhalb der einzelnen Formulare.

2. Schnellzugriff:

Die wichtigsten Formulare im Überblick.

3. Neue Ereignisse:

Zeigt Ihren aktuellen Kontostand an und informiert Sie über neue Kunden.

4. Suche:

Integrierte Suche über Ihre Daten (Aufträge, Artikel, Kontakte, Umsätze)

Oben rechts befindet sich der "Logout" Button mit dem Sie die Sitzung jederzeit beenden können. Aus Sicherheitstechnischen Gründen wird empfohlen die Sitzung über diesen Button zu verlassen.

Formulare allgemein

Lens Symbol Zeigt den markierten Datensatz in der Detailkarte an.

Diagram Symbol Zeigt das Buchungskonto des aktuellen Kunden an.

Searchfield In den Übersichtsformularen befinden sich Suchfelder, die eine Suche innerhalb des aktuellen Kontexts vornehmen.

Sorting In allen Übersichtsformularen können Sie die Sortierreihenfolge beliebig verändern, wenn Sie direkt auf die Spaltennamen klicken.

Navigation through single pages Navigieren Sie durch einzelne Seiten.

Show-Detail Button Mit dem Klick auf das ">" - Feld öffnet sich ein neues Fenster, das Ihnen Informationen über diesen Datensatz im Detail-Formular anzeigt.

Edit and New Button Die Felder "Edit" und "New" zum Erstellen und Editieren sind in Abhängigkeit Ihrer Benutzerrechte verfügbar. Dies ist kein Fehlverhalten sondern eine Sicherheitseinstellung.

Star Symbol Das Sternsymbol gibt die Beliebtheit des Datensatzes an, wie z. B. Anzahl der Buchungen eines Artikels, Anzahl der Aufträge von einem Kunden, etc.

Nummern und Kurztitel: Jeder Datensatz ist über eine abstrakte Nummer wie z. B. "19239" identifizierbar. Zudem existiert eine eindeutige Kurzbezeichnung wie "p-392" oder "it23". Sie können in jeder Detailkarte die Navigation über beide Kennungen vornehmen.

Aufträge

Übersichtsformular

Eine allgemeine Übersicht über Ihre Aufträge erhalten Sie im Menüpunkt "Aufträge". Dort werden die offenen Aufträge ("Show open orders"), die bereits abgeschlossenen Aufträge ("Show closed orders") und die noch nicht freigegebenen Aufträge ("Wait for release") angezeigt.

Order Form Overview

Ein Auftrag ist abgeschlossen, wenn folgende Aspekte erfüllt sind:

Die aktuellen Zahlungseingänge werden in der Detailkarte aufgezeigt. Wählen Sie hierbei einen Datensatz aus und klicken Sie auf Lens Symbol.

Detailformular

Order Form Detailview

Bei Nr. 1 erhalten Sie eine Übersicht des Kundenkontostands. Zurzeit zeigt die Kundin einen Kontostand von 490 Euro auf. Wenn Sie dieses blau markierte Feld anklicken gelangen Sie direkt auf den Kunden seiner Kontoübersicht.

Bei Klick auf Nr. 2 "Download BB" können Sie die korrespondierende Buchungsbestätigung herunterladen.

Nummer 3 gibt Ihnen Auskunft ob, und was der Kunde bereits bezahlt hat. Diese Felder werden dynamisch erzeugt. In Abhängigkeit von den Kundenzahlungen können diese die diversen Verläufe aufzeigen. Z. B. "Wait for CSR" als Markierung das die Zahlung bereits eingegangen ist, allerdings von der Buchhaltung noch nicht freigegeben wurde oder "OK-Zahlung eingegangen" für den erfolgreichen Zahlungseingang.

Nummer 4 zeigt alle nötigen Informationen zum Vorgang an. Zum einen die Auftrags-ID, die der Kunde bei der Überweisung anzugeben hat, sowie die Zahlungsziele und Zahlungssummen. Das Feld "Rest bar" gibt an, ob der Kunde direkt vor Ort die Restzahlung begleicht.

Nummer 5 zeigt die wichtigsten Informationen zu den einzelnen Zahlungen. Darunter finden Sie auch einen "Vorschlag Aufteilung der Anzahlung".

Artikel (Appartments)

Übersicht

Die Artikelliste beinhaltet eine Liste von buchbaren Objekten. Sie können die Anzahl der angezeigten Objekte dadurch filtern, indem Sie eine Einschränkung auf Ihren Agentennamen setzen. Dadurch werden nur Ihre Artikel angezeigt:

Articles Form Overview

Wie gewohnt können Sie durch die einzelnen Seiten blättern und mit dem 'Lupe-Schalter' Lens Button auf die Detailansicht wechseln.

Detailansicht

Articles Form Detailview

Die Detailansicht zeigt diverse Informationen auf. Zum einen der Aufteilungsschlüssel, der angibt wie die Provisionen verteilt werden (Aufteilung der Provision an Agent, Firma, Vermieter), sowie den Vermieter mit einigen Details (Land, Name, etc).

Eine Titel-Notiz ist ebenfalls möglich für Anmerkungen und Informationen zu diesem Objekt.

Image 20080703°1615 spiegelt die Anzahl der Aufträge mit diesem Artikel wieder.

Kontakte

Übersicht

Die Kontakte ermöglichen Ihnen eine Übersicht über alle Stammdaten zu gewinnen. Dies schließt den Vermieter, dem Kunden, Bankkonten, etc ein. Um die Anzeige einzuschränken können Sie eine Filterung nach Erstellungsjahr (2006, 2007, 2008, 2009) vornehmen.

Direkt im Kundenformular kommen Sie mit dem Diagram Button Symbol auf das jeweilige Kundenkonto und können direkt die Buchungen bearbeiten.

Mit dem Lens Button gelangen Sie in das Detailformular.

Detailansicht

Customer Form Detailview

Bankkonten werden im unteren Bereich angezeigt (Nr. 1), wobei ein Kunde mehrere Bankkonten haben kann.

Nr. (2): Ein Kunde kann mehrere Adressen haben ("Addr. Typ" Feld). Generell existiert eine Standartadressen mit dem Kürzel "L" für Lieferadresse. Weitere Adressen sind beliebig hinzufügbar, wobei das Kürzel "R" für Rechnung steht.

Nr. (3): Verantwortlicher Vertreter. Das Feld ist nur relevant für die Vermieter. Sie gibt an zu welchen Vertreter der Vermieter gehört.

Kundennummern:

Kundennummern fangen mit einer Ziffer an. Diese Ziffer gibt die Zugehörigkeit zum Kundentyp an (explizit auf der linken Seite erkennbar "priv"). Hier eine Liste der wichtigsten Kundentypen:

Präfix Beschreibung Beispiel
a Agent/in a-0001
p Privatbesteller Deutschland p-0022
p Privatbesteller Ausland p-003
k Bank/Sachkonto k-9349
v Vermieter/in v-0001

Umsätze

Übersicht

Die Umsatzübersicht beinhaltet eine Übersicht aller Konten und Buchungen.

Booking Form Overvies

Ansichtsoptionen:

Booking Form Filter Options

- All: Zeigt alle existierenden Buchungen an

- Account: Zeigt alle Buchungen des aktuell ausgewählten Kunden an

- Process: Alle Buchungen eines Auftrages anzeigen (dabei muss ein Auftrag via eines Check-Hackens ausgewählt werden)

- Bookinggroup: Zeigt alle Buchungen innerhalb einer Buchungsgruppe an (dabei muss ein Auftrag via eines Check-ackens ausgewählt werden)

- Selection: Zeigt nur die Buchungen an die explizit via eines Check-Hackens ausgewählt worden sind.

Remove finished Bookings

Wenn dieses Feld aktiviert ist, werden bereits abgeschlossene Buchungen (d. h. Buchungen mit dem Erledigt Feld auf "1") ausgeblendet. Dargestellt werden nur noch die unerledigten Buchungen. Dieses Feld kann auch dauerhaft unter den Benutzereinstellungen (Navigation "Einstellungen") gesetzt werden.

Kontostand

Der Kontostand gibt die aktuelle Summe des Kontexts an. Dieser ist i. d. R. ein Konto, kann aber auch eine Buchungsgruppe sein.

Buchungsgruppen

Jeder Buchungsvorgang hat seine eigene Buchungsgruppe. So hat z. B. die Zahlung "Kunde Anzahlung 500 Euro" eine Buchungsgruppe 321. Weitere Zahlungen die zur Deckung dieses Betrages führen, wie z. B. Kunde zahlt 500 Euro an, bekommen dieselbe Buchungsgruppe. Wenn die gesamte Buchungsgruppe ausgeglichen ist, d. h. die Summe von Soll und die Summe von Haben gleich sind, dann ist die Buchungsgruppe abgeschlossen.

Erledigt-Feld

Gibt an ob die Buchungsgruppe erledigt ist. Dies ist der Fall, wenn die Buchungen, die in der Buchungsgruppe sind, in der Summe von Soll und der Summe von Haben übereinstimmen.

Beispiel 1:

Konto Gegenkonto Text Soll Haben Buchungsgruppe
p-1232 m-ver Vermittlung Haus it_sal_3 147,00   200801
p-1232 b-bank Anzahlung   47 200801

Diese Buchungsgruppe kann nicht abgeschlossen sein, da der Kunde noch 100 Euro zahlen muss. Die Summe aus Soll ist also nicht gleich der Summe von Haben (147 ungleich 47)

Beispiel 2:

Konto Gegenkonto Text Soll Haben Buchungsgruppe
p-1232 m-ver Vermittlung Haus it_sal_3 147,00   200801
p-1232 b-bank Anzahlung   147,00 2008053

Dieser Fall ist auch nicht abgeschlossen. Obwohl die Beträge exakt übereinstimmen, werden Sie nicht berechnet, da die Anzahlung zu einer anderen Buchungsgruppe gehört.

Konto/Gegenkonto

Eine Buchung geht immer von einem Konto zu einem Konto. Dabei gilt die Einschränkung, dass die Buchung nur zwischen maximal einem Personenkonto und maximal einem Bankkonto durchgeführt werden darf.

Soll/Haben

Der ideale Kontostand ist der Kontostand mit der Summe "0" und alle Buchungen sind auf erledigt ("1"). Dies bedeutet das weder Geld zu überweisen ist, noch das der Kunde Geld zahlen muss. Ist der Kontostand im positiven, so ist es ein Kontostand im positiven Sinne für uns. Z. B. muss der Kunde uns Geld für die Vermittlung überweisen. Belastungen, wie z. B. Urlaubsgesamtkosten werden in der Spalte "Haben" verbucht.

Ist der Kontostand im negativen, haben wir einen negativen Kontostand. Damit müssen wir aktiv Geld weiterleiten (z. B. Mieten, Gutschriften, etc). Dies wird in der Spalte "Soll" verbucht.

Beispiel 1:

Booking Example One

Der Kunde hat einen Auftrag mit 147 Euro Anzahlung und 443 Euro Restzahlung. Dementsprechend ist sein Kundenkonto im positiven, da wir demnächst einen positiven Eingang erwarten.

Dieser findet statt: Der Kunde begleicht die Anzahlung mit 147 Euro (3. Buchung). Man beachte das Gegenkonto ist das b-000, wobei das Präfix "b-" ein Bankkonto identifiziert.

Booking Example Two

Zahlungsziele

Zahlungen haben ein Buchungsdatum und ein Zahlungsziel (sichtbar in der Detailkarte). Das Buchungsdatum gibt an, wann die Buchung erstellt wurde. Das Zahlungsziel ist das Datum, an dem die Zahlung spätestens durchgeführt werden muss. Vermittlungen haben ein Anzahlungsziel (Wann muss die Anzahlung vorhanden sein?) und ein Restzahlungsziel (Wann muss die Restzahlung geleistet sein?).

Doppelte Buchführung

Buchungen existieren doppelt, als Teil "1" und als Teil "2". Der Teil 1 ist auf dem aktiven Konto und der Teil 2 auf dem Gegenkonto. Somit wird gewährleistet, dass auch das Gegenkonto Zahlungen aufnimmt. Beide Teilstücke sind in Synchronisation.

Beispiel:

Kundenkonto "p-1232":

Konto Gegenkonto Text Soll Haben
p-1232 b-bank Anzahlung Haus Italien   47,00

Gegenkonto b-bank:

Konto Gegenkonto Text Soll Haben
b-bank p-1232 Anzahlung Haus Italien 47,00  

Die einzigen Unterschiede bestehen in der Soll und Haben Spalte und im Konto und Gegenkonto.

Im Regelfall brauchen Sie sich nicht um die Synchronisation beider Teile kümmern. Dies übernimmt das System für Sie, inklusiver aller Abhängigkeiten des "Erledigt-Flags" und der Buchungsgruppen.

Tools

Support

Für die Erstellung neuer Anfragen und Überprüfung alter Anfragen.

Filebrowser

Navigation durch Ihre Buchungsbestätigungen und Provisionsabrechnungen. Diese sind direkt zum Download und können jederzeit abgerufen werden.

Suchen

Ein erweitertes Modul zu den Suchfeatures in den Übersichtsformularen. Hier können Sie alle Datensätze nach Informationen durchsuchen.

Berichte

Debits and credits

Erstellt eine übersicht über alle Ihre Konten (Kunden, Vermieter, ...) und berechnet den Kontostand. Die Ausgabe erfolgt in einer Liste.

Auftrag - Nicht bezahlt vom Kunden

Erstellt eine Liste, die aufschlüsselt welche Kunden noch nicht gezahlt haben, und was für Zahlungen von Ihnen bisher eingegangen sind.

Auftrag - Offenstehende Zahlungen

Erstellt eine Liste die aufschlüsselt, was für Zahlungen noch vorgenommen werden müssen. Dies schließt Zahlungen an und von Vermieter, Firma, Kunden und an Agenten ein.

Einstellungen

Account
Accountnr. Ihre persönliche Accountnummer
Recreate my Views Baut Ihre Stammdaten neu auf.
Change Password Persönliches Passwort ändern
Gridviews
Rows per Page: Gibt an wie viele Datensätze auf einmal dargestellt werden sollen. I. d. R. ist 10 - 20 ein akzeptabler Mittelwert.
Create Popup: Erstellt in den Übersichten Popup Informationen.
Bookings
Remove finished: Entfernt die erledigten Buchungen aus der Übersicht.

 

Imprint : www.trilo.de